När den räknas fram blir väntan svårare att försvara.

Kostnaden börjar före rådgivaren

En akut bolagsfråga börjar ofta internt. Någon upptäcker att ett underlag saknas.

Vd letar i mejl och mappar. Ekonomiansvarig jämför gamla versioner.

En styrelseledamot försöker minnas vad som beslutades. Först därefter kontaktas en rådgivare.

Fakturan visar rådgivarens tid. Den visar inte bolagets egen jakt.

Den visar inte heller vad vd valde bort. Kunder och personal väntar under tiden.

Det är därför brandsläckning blir missvisande billig. Den största kostnaden kan ligga utanför fakturan.

Ett öppet räkneexempel

Alla tal här är påhittade för beräkningen. De beskriver inget verkligt bolag.

Anta att vd lägger tio timmar per månad på akuta bolagsfrågor. Sätt timkostnaden till 1 200 kronor.

Vd:s direkta tid kostar då 12 000 kronor per månad.

Anta att två andra personer lägger fyra timmar var. Sätt deras timkostnad till 700 kronor.

Deras sammanlagda kostnad blir 5 600 kronor. Den interna tiden kostar då 17 600 kronor.

Anta också sex rådgivartimmar för 3 000 kronor styck. Fakturan blir då 18 000 kronor.

Den synliga och interna kostnaden blir 35 600 kronor per månad.

Beräkningen ser ut så här:

Tio timmar gånger 1 200 kronor blir 12 000 kronor.

Åtta timmar gånger 700 kronor blir 5 600 kronor.

Sex timmar gånger 3 000 kronor blir 18 000 kronor.

Summan blir 35 600 kronor för en månad.

Om samma mönster fortsätter i tolv månader blir summan 427 200 kronor.

Det sista talet är också ett räkneexempel. Det är 35 600 gånger tolv.

Använd era egna timmar och priser. Då får ni en siffra som går att styra på.

Lägg till alternativkostnaden

Timkostnaden visar bara en del. Vd:s timmar hade kunnat användas till annat.

De kunde ha gått till försäljning. De kunde ha gått till en svår rekrytering.

De kunde också ha gått till återhämtning. Den delen är svårare att sätta pris på.

Skapa därför en egen rad i beräkningen. Kalla den för bortvald nytta.

Skriv vad vd hade gjort utan brandsläckningen. Sätt bara ett belopp när ni har underlag.

Annars räcker det att beskriva följden. Ett uteblivet kundmöte är fortfarande relevant.

En missad kväll med familjen är också verklig. Den behöver ingen falsk prislapp.

Sortera orsaken, inte mejlet

Akuta juridiska frågor kan se olika ut. Orsaken är ofta densamma.

Ett beslut saknar tydlig ägare. En process slutade före sista steget.

En gammal överenskommelse dokumenterades aldrig. Flera versioner fick leva samtidigt.

Om ni bara löser dagens mejl kommer kostnaden tillbaka. Nästa fråga får ett annat ämnesfält.

Gör därför en enkel indelning. Lägg varje händelse under ägande, styrelse, avtal eller registrering.

Markera sedan var kedjan brast. Var beslutet oklart?

Saknades genomförande? Saknades kontroll efteråt?

Det gör beräkningen användbar. Ni ser vilken arbetsbrist som återkommer.

Varje månad skapar ränta på röran

Oreda har en egen ränta. Nya beslut läggs ovanpå gamla oklarheter.

Fler personer får var sin bild. Minnet blir ett allt viktigare bevis.

Det fungerar tills någon utanför bolaget ställer följdfrågor. Då behöver historiken återskapas snabbt.

Varje månad utan uppröjning ökar materialet. Samtidigt blir människor mindre säkra på detaljerna.

Väntan höjer därför både arbetsmängden och risken. Den belastar också samma nyckelpersoner igen.

Därför håller inte kalkylbladet ensamt

De flesta kan göra beräkningen ovan. Problemet är sällan själva matematiken.

Det svåra börjar när kostnaden ska leda till beslut. Någon behöver få tid och mandat.

Gamla ärenden behöver avslutas. Nya rutiner behöver följas efter den första veckan.

Många gör en stark start. Sedan kommer försäljning, personal och nästa styrelsemöte.

Ingen håller dem till beslutet över tid. Brandsläckningen känns åter snabbast.

Efter några månader räknar bolaget på samma problem igen. Bara timmarna har blivit fler.

Gör månadskostnaden synlig

Gå igenom de senaste fyra arbetsveckorna. Lista alla akuta bolagsfrågor som nådde vd.

Skriv tid för varje intern person. Lägg till faktiska rådgivarkostnader.

Använd verklig timkostnad. Om den saknas använder ni ett tydligt antagande.

Märk antagandet som ett räkneexempel. Blanda aldrig gissningar med bokförda kostnader.

Välj sedan den vanligaste orsaken. Bestäm vem som ska äga hela kedjan nästa månad.

Räkna igen efter fyra veckor. Skillnaden visar om förändringen finns i vardagen.